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Das Angebot des „Westfälischen Literaturarchivs“ an westfälische Schriftsteller/innen sieht im einzelnen vor:
- Beratung im Umgang mit der eigenen Werküberlieferung
- Fachgerechte Übernahme von Vor- und Nachlässen in das Westfälische Literaturarchiv. Ein Kriterium für die Aufnahme kann der Eintrag der Autorin bzw. des Autors in das von der Literaturkommission herausgegebene „Westfälische Autorenlexikon“ sein.
- Vermittlung einer qualifizierten fachlichen Betreuung etwa im heimischen Kommunalarchiv, sofern der Nachlass wegen enger regionaler Bezüge vor Ort verbleiben soll.
Archivierung im „Westfälischen Archivamt“ bedeutet im einzelnen:
- PC-unterstützte inhaltliche Erschließung des Nachlasses nach archivfachlichen Kriterien
- Technische Bearbeitung zur Sicherstellung der dauerhaften Haltbarkeit
- Ggf. Restaurierung und Verfilmung des Archivgutes
- Einlagerung in Magazinen unter besonderen klimatischen Schutzbedingungen
- Bereitstellung zur Nutzung
- Ggf. Erforschung und Veröffentlichung.
Für die dauerhafte Aufbewahrung im Literaturarchiv kommen in der Regel solche Unterlagen in Frage, die einen nahen Bezug zu Werk und Person der Schriftstellerinnen und Schriftsteller aufweisen und kulturhistorische Relevanz besitzen. Dabei sind der Vielfalt der Materialien keine Grenzen gesetzt:
- Werkentwürfe und -manuskripte
- Bild- und Tondokumente
- persönliche Dokumente
- Bibliotheksgut etc.
Soweit keine anderen Vereinbarungen getroffen werden, erfolgt die Benutzung der Nachlässe nach dem Archivgesetz für das Land Nordrhein-Westfalen bzw. der im Westfälischen Archivamt gültigen Benutzerordnung. Sie sieht vor:
- Archivalien sind nach einer generellen Schutzfrist von 30 Jahren von jedermann einsehbar. Diese Frist kann verkürzt werden.
- Dokumente mit persönlichen Informationen (z.B. Tagebücher, Korrespondenzen) können erst 10 Jahre nach dem Tod der Betroffenen ausgewertet werden.
Arbeitsgrundsätze des „Westfälischen Literaturarchivs“:
1. Grundsätze für ein Westfälisches Literaturarchiv
Das Westfälische Literaturarchiv hat die Aufgabe, literarische Nachlässe einer vorgegebenen Wertigkeit und von gesamtwestfälischer Bedeutung zu übernehmen, zu erschließen, zu erforschen und zugänglich zu machen. Die Archivierung der Bestände erfolgt im Westfälischen Archivamt.
Das Westfälische Literaturarchiv wird arbeitsteilig vom Westfälischen Archivamt - Archiv LWL - und der Literaturkommission für Westfalen des Landschaftsverbandes Westfalen-Lippe betreut. Das Westfälische Archivamt steuert das archivfachliche Wissen sowie seine Erfahrungen aus jahrzehntelanger Tätigkeit im Bereich der regionalen Archivpflege bei, die Literaturkommission bringt ihre Kenntnis der westfälischen Literaturgeschichte der Vergangenheit und der Gegenwart sowie ihre Kontakte zu Autoren und Autorenverbänden mit ein.
Die Erfüllung dieser gemeinsamen Aufgabe setzt eine enge Zusammenarbeit und klare Kompetenzaufteilungen zwischen beiden Dienststellen voraus.
2. Gemeinsame Aufgaben des Westfälischen Archivamts und der Literaturkommission für Westfalen
2.1. Eine Expertengruppe von Vertretern der Literaturkommission und des Westfälischen Archivamts prüft literarische Nachlässe aus Westfalen auf ihre Archivwürdigkeit und die Zweckmäßigkeit einer Verwahrung im Westfälischen Literaturarchiv. Das Ergebnis der Beratungen führt zu einer Archivierungsempfehlung. Grundlage der Prüfung ist die Aufnahme der Autoren in das von der Literaturkommission herausgegebene „Westfälische Autorenlexikon“.
2.2. Nach Sichtung der Nachlässe entscheidet die Expertengruppe, ob und in welchem Umfang die Nachlässe übernommen werden können. Nachlassteile, die keinen Bezug zum Werk oder zur Person des Nachlassers und keine kulturhistorischen Anschlüsse vermitteln, werden in der Regel nicht übernommen.
2.3. Voraussetzung der Übernahme eines Nachlasses ist das Bestehen eines gültigen Deposital-, Kauf- oder Schenkungsvertrages.
2.4. Die Übernahme des Nachlasses erfolgt in Abstimmung mit der Literaturkommission durch das Westfälische Archivamt.
3. Aufgaben der Literaturkommission für Westfalen
3.1. Die Literaturkommission stellt die Kontakte zu potentiellen Nachlassgebern her.
3.2. Die Literaturkommission übernimmt – auch in Verbindung mit dem Verband deutscher Schriftsteller (VS) und den Literaturbüros in Westfalen – die Funktion einer Informations- und Clearing-Stelle in allen mit westfälischen Dichternachlässen zusammenhängenden Fragen. Zur Wahrnehmung dieser Aufgabe entwickelt die Literaturkommission im Laufe der Zeit ein vollständiges Nachlaßkataster für westfälische Dichternachlässe.
3.3. Die Literaturkommission kümmert sich um die wissenschaftliche Erforschung der Nachlässe. Sie benutzt ihre Publikationsorgane einschließlich Internet, um die Arbeitsergebnisse zu veröffentlichen.
3.4. Die Literaturkommission kooperiert eng mit bestimmten Museen, z.B. mit dem Westfälischen Literaturmuseum Haus Nottbeck, bei der Präsentation von Nachlassteilen. Soweit Archivalien ausgestellt werden sollen, vgl. Ziff. 4.2.
3.5. Die Literaturkommission unterstützt das Westfälische Archivamt bei der Erschließung der Nachlässe, d.h. bei der Ordnung, Verzeichnung und Findbucherstellung.
4. Aufgaben des Westfälischen Archivamts
4.1. Die Erschließung der Nachlässe, d.h. die Ordnung, Verzeichnung und Findbucherstellung, wird vom Westfälischen Archivamt mit fachlicher Unterstützung der Literaturkommission durchgeführt. Die Arbeitsergebnisse werden publiziert.
4.2. Das Westfälische Archivamt entscheidet, welche konservatorischen Maßnahmen im Rahmen der Bestandserhaltung durchzuführen sind. Es ist auch verantwortlich für die sachgerechte Behandlung von Nachlassteilen bei Ausstellungen u.ä.
4.3. Die Benutzung der Bestände des Westfälischen Literaturarchivs erfolgt im Westfälischen Archivamt. Dafür gilt die Benutzerordnung des Westfälsichen Archivamts – Archiv LWL –, sofern nicht andere vertragliche Regelungen (vgl. Ziffer 2.3.) getroffen worden sind.
Muster eines Depositalvertrages:
1. Zwischen dem Westfälischen Archivamt - Westfälisches Literaturarchiv -, vertreten durch Herrn Ltd. Landesarchivdirektor Dr. Reimann, und ................. wird folgender Vertrag geschlossen:
2. ............., der versichert verfügungsberechtigt zu sein, hinterlegt unter Eigentums-vorbehalt im Westfälischen Literaturarchiv die in der Anlage aufgeführten Materialien.
3. Das Westfälische Archivamt - Westfälisches Literaturarchiv - verpflichtet sich,
3.1. die deponierten Materialien mit der gleichen Sorgfalt wie die eigenen Archivbestände zu verwahren und zu sichern,
3.2. sie inhaltlich zu erschließen, ein Findbuch zu erstellen und
3.3. ihre Benutzung nach der Benutzungsordnung für das Archiv des Landschaftsverbandes zu ermöglichen.
4. Über Veröffentlichungen einzelner Werke aus dem Bestand durch das Westfälische Literaturarchiv oder Dritte werden ggf. gesonderte Vereinbarungen getroffen.
5. Der Eigentümer erhält ein Exemplar des Findbuchs. Er hat das Recht, während der Öffnungszeiten des Westfälischen Archivamtes jederzeit alle Teile des Bestandes einzusehen.
6. Dem Eigentümer entstehen aus der Deponierung der Materialien im Westfälischen Archivamt - Westfälisches Literaturarchiv - keine Kosten.
7. Der Vertrag läuft zunächst 20 Jahre. Er verlängert sich stillschweigend um jeweils ein Jahr, wenn er nicht von einem der Vertragspartner mit einer Frist von 12 Monaten gekündigt wird.
Münster, den ............... .............., den .................
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