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Das „WestfĂ€lische Literaturarchiv im WestfĂ€lischen Archivamt“.

Ein möglichst praktischer Leitfaden von Walter Gödden und Jochen Grywatsch

Anhang:

Das Angebot des „WestfĂ€lischen Literaturarchivs“ an westfĂ€lische Schriftsteller/innen sieht im einzelnen vor:
- Beratung im Umgang mit der eigenen WerkĂŒberlieferung
- Fachgerechte Übernahme von Vor- und NachlĂ€ssen in das WestfĂ€lische Literaturarchiv. Ein Kriterium fĂŒr die Aufnahme kann der Eintrag der Autorin bzw. des Autors in das von der Literaturkommission herausgegebene „WestfĂ€lische Autorenlexikon“ sein.
- Vermittlung einer qualifizierten fachlichen Betreuung etwa im heimischen Kommunalarchiv, sofern der Nachlass wegen enger regionaler BezĂŒge vor Ort verbleiben soll.

Archivierung im „WestfĂ€lischen Archivamt“ bedeutet im einzelnen:
- PC-unterstĂŒtzte inhaltliche Erschließung des Nachlasses nach archivfachlichen Kriterien
- Technische Bearbeitung zur Sicherstellung der dauerhaften Haltbarkeit
- Ggf. Restaurierung und Verfilmung des Archivgutes
- Einlagerung in Magazinen unter besonderen klimatischen Schutzbedingungen
- Bereitstellung zur Nutzung
- Ggf. Erforschung und Veröffentlichung.

FĂŒr die dauerhafte Aufbewahrung im Literaturarchiv kommen in der Regel solche Unterlagen in Frage, die einen nahen Bezug zu Werk und Person der Schriftstellerinnen und Schriftsteller aufweisen und kulturhistorische Relevanz besitzen. Dabei sind der Vielfalt der Materialien keine Grenzen gesetzt:
- WerkentwĂŒrfe und -manuskripte
- Bild- und Tondokumente
- persönliche Dokumente
- Bibliotheksgut etc.

Soweit keine anderen Vereinbarungen getroffen werden, erfolgt die Benutzung der NachlĂ€sse nach dem Archivgesetz fĂŒr das Land Nordrhein-Westfalen bzw. der im WestfĂ€lischen Archivamt gĂŒltigen Benutzerordnung. Sie sieht vor:
- Archivalien sind nach einer generellen Schutzfrist von 30 Jahren von jedermann einsehbar. Diese Frist kann verkĂŒrzt werden.
- Dokumente mit persönlichen Informationen (z.B. TagebĂŒcher, Korrespondenzen) können erst 10 Jahre nach dem Tod der Betroffenen ausgewertet werden.


ArbeitsgrundsĂ€tze des „WestfĂ€lischen Literaturarchivs“:

1. GrundsĂ€tze fĂŒr ein WestfĂ€lisches Literaturarchiv

Das WestfĂ€lische Literaturarchiv hat die Aufgabe, literarische NachlĂ€sse einer vorgegebenen Wertigkeit und von gesamtwestfĂ€lischer Bedeutung zu ĂŒbernehmen, zu erschließen, zu erforschen und zugĂ€nglich zu machen. Die Archivierung der BestĂ€nde erfolgt im WestfĂ€lischen Archivamt.

Das WestfĂ€lische Literaturarchiv wird arbeitsteilig vom WestfĂ€lischen Archivamt - Archiv LWL - und der Literaturkommission fĂŒr Westfalen des Landschaftsverbandes Westfalen-Lippe betreut. Das WestfĂ€lische Archivamt steuert das archivfachliche Wissen sowie seine Erfahrungen aus jahrzehntelanger TĂ€tigkeit im Bereich der regionalen Archivpflege bei, die Literaturkommission bringt ihre Kenntnis der westfĂ€lischen Literaturgeschichte der Vergangenheit und der Gegenwart sowie ihre Kontakte zu Autoren und AutorenverbĂ€nden mit ein.

Die ErfĂŒllung dieser gemeinsamen Aufgabe setzt eine enge Zusammenarbeit und klare Kompetenzaufteilungen zwischen beiden Dienststellen voraus.


2. Gemeinsame Aufgaben des WestfĂ€lischen Archivamts und der Literaturkommission fĂŒr Westfalen

2.1. Eine Expertengruppe von Vertretern der Literaturkommission und des WestfĂ€lischen Archivamts prĂŒft literarische NachlĂ€sse aus Westfalen auf ihre ArchivwĂŒrdigkeit und die ZweckmĂ€ĂŸigkeit einer Verwahrung im WestfĂ€lischen Literaturarchiv. Das Ergebnis der Beratungen fĂŒhrt zu einer Archivierungsempfehlung. Grundlage der PrĂŒfung ist die Aufnahme der Autoren in das von der Literaturkommission herausgegebene „WestfĂ€lische Autorenlexikon“.

2.2. Nach Sichtung der NachlĂ€sse entscheidet die Expertengruppe, ob und in welchem Umfang die NachlĂ€sse ĂŒbernommen werden können. Nachlassteile, die keinen Bezug zum Werk oder zur Person des Nachlassers und keine kulturhistorischen AnschlĂŒsse vermitteln, werden in der Regel nicht ĂŒbernommen.

2.3. Voraussetzung der Übernahme eines Nachlasses ist das Bestehen eines gĂŒltigen Deposital-, Kauf- oder Schenkungsvertrages.

2.4. Die Übernahme des Nachlasses erfolgt in Abstimmung mit der Literaturkommission durch das WestfĂ€lische Archivamt.


3. Aufgaben der Literaturkommission fĂŒr Westfalen

3.1. Die Literaturkommission stellt die Kontakte zu potentiellen Nachlassgebern her.

3.2. Die Literaturkommission ĂŒbernimmt – auch in Verbindung mit dem Verband deutscher Schriftsteller (VS) und den LiteraturbĂŒros in Westfalen – die Funktion einer Informations- und Clearing-Stelle in allen mit westfĂ€lischen DichternachlĂ€ssen zusammenhĂ€ngenden Fragen. Zur Wahrnehmung dieser Aufgabe entwickelt die Literaturkommission im Laufe der Zeit ein vollstĂ€ndiges Nachlaßkataster fĂŒr westfĂ€lische DichternachlĂ€sse.

3.3. Die Literaturkommission kĂŒmmert sich um die wissenschaftliche Erforschung der NachlĂ€sse. Sie benutzt ihre Publikationsorgane einschließlich Internet, um die Arbeitsergebnisse zu veröffentlichen.

3.4. Die Literaturkommission kooperiert eng mit bestimmten Museen, z.B. mit dem WestfÀlischen Literaturmuseum Haus Nottbeck, bei der PrÀsentation von Nachlassteilen. Soweit Archivalien ausgestellt werden sollen, vgl. Ziff. 4.2.

3.5. Die Literaturkommission unterstĂŒtzt das WestfĂ€lische Archivamt bei der Erschließung der NachlĂ€sse, d.h. bei der Ordnung, Verzeichnung und Findbucherstellung.


4. Aufgaben des WestfÀlischen Archivamts

4.1. Die Erschließung der NachlĂ€sse, d.h. die Ordnung, Verzeichnung und Findbucherstellung, wird vom WestfĂ€lischen Archivamt mit fachlicher UnterstĂŒtzung der Literaturkommission durchgefĂŒhrt. Die Arbeitsergebnisse werden publiziert.

4.2. Das WestfĂ€lische Archivamt entscheidet, welche konservatorischen Maßnahmen im Rahmen der Bestandserhaltung durchzufĂŒhren sind. Es ist auch verantwortlich fĂŒr die sachgerechte Behandlung von Nachlassteilen bei Ausstellungen u.Ă€.

4.3. Die Benutzung der BestĂ€nde des WestfĂ€lischen Literaturarchivs erfolgt im WestfĂ€lischen Archivamt. DafĂŒr gilt die Benutzerordnung des WestfĂ€lsichen Archivamts – Archiv LWL –, sofern nicht andere vertragliche Regelungen (vgl. Ziffer 2.3.) getroffen worden sind.


Muster eines Depositalvertrages:


1. Zwischen dem WestfÀlischen Archivamt - WestfÀlisches Literaturarchiv -, vertreten durch Herrn Ltd. Landesarchivdirektor Dr. Reimann, und ................. wird folgender Vertrag geschlossen:

2. ............., der versichert verfĂŒgungsberechtigt zu sein, hinterlegt unter Eigentums-vorbehalt im WestfĂ€lischen Literaturarchiv die in der Anlage aufgefĂŒhrten Materialien.

3. Das WestfÀlische Archivamt - WestfÀlisches Literaturarchiv - verpflichtet sich,

3.1. die deponierten Materialien mit der gleichen Sorgfalt wie die eigenen ArchivbestÀnde zu verwahren und zu sichern,

3.2. sie inhaltlich zu erschließen, ein Findbuch zu erstellen und

3.3. ihre Benutzung nach der Benutzungsordnung fĂŒr das Archiv des Landschaftsverbandes zu ermöglichen.

4. Über Veröffentlichungen einzelner Werke aus dem Bestand durch das WestfĂ€lische Literaturarchiv oder Dritte werden ggf. gesonderte Vereinbarungen getroffen.

5. Der EigentĂŒmer erhĂ€lt ein Exemplar des Findbuchs. Er hat das Recht, wĂ€hrend der Öffnungszeiten des WestfĂ€lischen Archivamtes jederzeit alle Teile des Bestandes einzusehen.

6. Dem EigentĂŒmer entstehen aus der Deponierung der Materialien im WestfĂ€lischen Archivamt - WestfĂ€lisches Literaturarchiv - keine Kosten.

7. Der Vertrag lĂ€uft zunĂ€chst 20 Jahre. Er verlĂ€ngert sich stillschweigend um jeweils ein Jahr, wenn er nicht von einem der Vertragspartner mit einer Frist von 12 Monaten gekĂŒndigt wird.


MĂŒnster, den ............... .............., den .................


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